Jak zmniejszyć koszty aranżacji o 31,5%? Przykład firmy Notus Finanse, która oszczędziła na projekcie 600 000 PLN

Notus Finanse to dobrze znana firma zajmująca się pośrednictwem finansowym w Polsce, która od 17 lat oferuje swoje usługi klientom na terenie całego kraju. Odznacza się profesjonalizmem i wysoką jakością świadczeń. Eksperci Notus Finanse już od długiego czasu skutecznie doradzają i pomagają nawet w najtrudniejszych sytuacjach. Tym razem to my mogliśmy pomóc im w znalezieniu idealnego biura w atrakcyjnej lokalizacji, zaprojektowaniu wnętrza, a przy tym zredukowaniu kosztów o przeszło 31,5 %.

Firma Notus Finanse zdecydowała się skorzystać z naszych usług doradczych. W trakcie naszej współpracy podjęliśmy następujące działania:

Zebraliśmy oferty, które posłużyły w negocjacjach.
Sporządziliśmy wstępne projekty biura.
Prognozy finansowe pokazały, że budżet przeznaczony na inwestycję nie wystarczał na pokrycie wszystkich kosztów.
Przeprowadziliśmy negocjacje i zaproponowaliśmy zmiany, które pozwoliły oszczędzić 600 000 PLN.

Poznaj działania, dzięki którym udało się sprostać oczekiwaniom Klienta i obniżyć koszty aranżacji o ponad 31,5%.

Oczekiwania i wytyczne firmy Notus Finanse

Na początku współpracy Klient przedstawił nam konkretne instrukcje, których dokładna realizacja stała się naszym podstawowym celem. Głównym założeniem Notus Finanse, nad którym pracował nasz zespół, było znalezienie oferty najmu powierzchni biurowej, zapewniającej warunki przyjazne pracownikom oraz klientom. Intencją firmy było stworzenie atmosfery produktywności, będącej pod względem kolorystyki i wyglądu wzorem dla zarówno już istniejących, jak i przyszłych placówek. Klientowi zależało na zebraniu dedykowanych, maksymalnie zrabatowanych ofert budynków klasy A, ulokowanych w centrum Warszawy. Firma Notus Finanse chciała zapewnić pracownikom przestrzeń do pracy hybrydowej, a dla niektórych działów również stacjonarnej. Dodatkowo w biurze miało znaleźć się wiele udogodnień: strefa recepcyjna oraz 15 salek spotkań dla klientów, w tym jedna duża sala konferencyjna, gabinety jednoosobowe dla dyrektorów oraz członków zarządu, coffee pointy, kuchnia, magazynki, serwerownia, toalety damskie, męskie oraz dla osób niepełnosprawnych. Istotnym elementem były też miejsca parkingowe dla pracowników. Ponadto firma chciała mieć reprezentatywną recepcję, a biuro, oprócz posiadania dobrego dojazdu, musiało być także przyjazne dla zwierząt. Te wysokie oczekiwania stanowiły dla nas punkt wyjścia podczas poszukiwania idealnej przestrzeni biurowej dla naszego Klienta.

Największe wyzwania projektu

Klient postawił przed nami kilka wyzwań. Pierwszym z nich była przede wszystkim aranżacja powierzchni biurowej w budynku Plac Unii w układzie open space. Klientowi zależało bowiem nie tylko na strefie otwartej przestrzeni, ale również na gabinetach. Naszym celem było stworzenie takiego projektu, który wykorzystałby jak najwięcej z obecnego układu wnętrza. Dodatkowo istotne były także kwestie finansowe. Wycena prac aranżacyjnych wynosiła 1 900 000 PLN, jednak udało nam się obniżyć ten koszt o 600 000 PLN. Było to niezbędne, ponieważ budżet aranżacyjny od Wynajmującego wynosił 1 100 000 PLN. Ostatecznie wynegocjowaliśmy jednak dodatkowy budżet i całość kosztów fit-outu została pokryta przez Klienta.

Realizacja projektu krok po kroku

Notus Finanse zależało na przeniesieniu się do nowej lokalizacji w przeciągu miesiąca. Firma w szybkim tempie zatrudniała nowych pracowników, a koszt aranżacji nowego biura przekraczał budżet od Wynajmującego. Musieliśmy więc działać sprawnie oraz poszukać nowych rozwiązań, które zapewniłyby pewne oszczędności finansowe.

W pierwszym kroku przygotowaliśmy zestawienie ofert biur spełniających wytyczne Klienta dotyczące lokalizacji, miejsc parkingowych i standardów powierzchni. Dzięki temu Notus Finanse rozpoczął negocjacje warunków najmu kilku lokali i wybrał najbardziej atrakcyjną dla siebie powierzchnię biurową. Nową siedzibą firmy została ostatecznie przestrzeń w budynku Plac Unii.

Następnie wykonaliśmy szczegółowy space plan, projekt aranżacji biura i zebraliśmy oferty firm wykończeniowych, które miały zająć się realizacją projektu. Zaprojektowaliśmy przyjazną przestrzeń biurową, tworzącą ciepłą atmosferę i nawiązującą do już istniejących placówek firmy, ale ulepszoną, odświeżoną i bardziej funkcjonalną.

Jednak na tym etapie realizacji projektu pojawił się problem, którym stały się wyceny firm znacznie przekraczające budżet naszego Klienta. Największym kosztem okazała się aranżacja wnętrza, jednak dzięki wspólnym negocjacjom udało się zredukować te wydatki o 15%. Dodatkowo dokonano zmian w projekcie, które nie wpłynęły w żaden sposób negatywnie na jakość ani funkcjonalność biura i pozwoliły na kolejną redukcję kosztów o 16% i tym samym nie przekroczono ustalonego budżetu.

Kolejnym krokiem było dokonanie wizualizacji projektu przestrzeni, doboru mebli oraz koordynacji projektu wnętrz z projektem wykonawczym. Monitorowaliśmy terminy i jakość realizowanych prac oraz prowadziliśmy nadzór techniczny nad inwestycją. Dostosowaliśmy koszty przebudowy powierzchni biurowej do założeń budżetu, utrzymując przy tym najwyższą jakość wykonania. Dzięki naszym staraniom udało się sprostać wysokim oczekiwaniom Klienta.

Jak zaoszczędziliśmy 600 000 PLN?

Dzięki owocnej współpracy z firmą Notus Finanse, a także doświadczeniu i pomysłom naszych pracowników udało nam się znaleźć lokal odpowiadający wysokim standardom Klienta, w cenie spełniającej postawione oczekiwania. Atrakcyjna lokalizacja i miejsca parkingowe to dodatkowe atuty biurowca, na których szczególnie zależało firmie Notus Finanse. Ponadto projekt aranżacji wnętrza przedstawiony przez naszych architektów pozwolił na zmniejszenie kosztów o przeszło 31,5%, co dało 600 000 PLN oszczędności i tym samym nie przekroczono wyznaczonego budżetu. Projekt spełniał też wszystkie wymagania co do jakości i funkcjonalności nowej przestrzeni biurowej. Dotrzymaliśmy terminu zakończenia budowy, a sprawna koordynacja prac w lokalu zaowocowała wcześniejszym wprowadzeniem się Najemcy do nowego biura. Firma Notus Finanse ocenia, że dzięki współpracy z nami podniosła prestiż swojej siedziby głównej oraz zapewniła swoim klientom tak ważne i potrzebne miejsca parkingowe, których do tej pory nie mogła im zapewnić.

Nowoczesne rozwiązania aranżacji wnętrza biurowego

W zaaranżowanym przez nas biurze udało nam się wprowadzić przyjazną atmosferę, sprzyjającą jednocześnie skupieniu na pracy. Zastosowaliśmy koncepcję biophilic design, polegającą na połączeniu biura ze środowiskiem naturalnym przede wszystkim poprzez wykorzystanie dużej ilości roślin. Ciekawym rozwiązaniem były też zastosowane w aranżacji kontrasty – industrialne i surowe elementy zostały połączone z ciepłem i domowym klimatem. Dzięki nim biuro nabrało unikatowego charakteru. Zastosowaliśmy również laminaty drewnopodobne oraz wykładziny, które skutecznie przełamały chłodny wygląd. Industrialny klimat w części biura dodatkowo osiągnęliśmy poprzez zdjęcie podwieszanych sufitów oraz zastosowanie szarości i okładzin betonopodobnych ścian. Odsłoniliśmy wszystkie instalacje, które finalnie zostały pomalowane i nawiązują teraz kolorem do barw firmowych Notus Finanse.

Podsumowanie współpracy z firmą Notus Finanse

Z pewnością współpraca z firmą Notus Finanse była dla nas dużym wyzwaniem, któremu udało się sprostać. Świadczy o tym przede wszystkim opinia Klienta, który w ten sposób ocenia współpracę z naszą firmą:

Firma wykazała się profesjonalizmem, znajomością rynku i kompetencją podczas procesu poszukiwania nieruchomości. Doradcy wykazali się wysoką wiedzą merytoryczną i działali w sposób konkretny i skuteczny. Relacja budowana przez Doradcę od pierwszego spotkania zaowocowała podpisaniem umowy najmu na korzystnych dla nas warunkach.

Co więcej, podczas całego procesu pozyskiwania i renegocjacji byliśmy pewni, że głównym celem Brookfield Partners jest wyłącznie ochrona naszych interesów. (Leszek Jedlecki i Ewa Budkowska-Durka, Notus Finanse)