Zakup kawy do biura a VAT – czy można go odliczyć?

Zakup kawy do biura a VAT – czy można go odliczyć?

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, jak prawidłowo rozliczyć zakup kawy do biura a VAT. Wydaje się to drobnym kosztem, jednak w praktyce ma on znaczenie zarówno przy podatku dochodowym, jak i przy podatku od towarów i usług. Organy podatkowe podchodzą do tego tematu różnie, dlatego warto wiedzieć, w jakich sytuacjach poniesione wydatki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, a kiedy przysługuje prawo do odliczenia VAT. Przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się, czy od kawy do biura można odliczyć VAT!

Czy zakup kawy do biura jest kosztem?

Kosztów uzyskania przychodów nie należy utożsamiać wyłącznie z wydatkami bezpośrednio generującymi przychód. Ustawa o podatku dochodowym wskazuje, że kosztem mogą być także wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia źródła przychodów. Oznacza to, że także zakup kawy i herbaty może zostać zaliczony do czynności opodatkowanych podatkiem VAT, jeżeli służy prawidłowemu funkcjonowaniu przedsiębiorstwa.

Zapewnienie pracownikom wody zdatnej do picia, kawy, herbaty oraz pozostałych produktów spożywczych potrzebnych do funkcjonowania jest postrzegane jako element higieny pracy. Organy podatkowe w interpretacjach indywidualnych podkreślają, że artykuły spożywcze udostępniane pracownikom w siedzibie firmy to gospodarczo uzasadnione wydatki związane z wykonywaną działalnością gospodarczą. Koszty poniesione na takie zakupy są więc zgodne z przepisami i mogą obniżać podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym.

Trzeba jednak pamiętać o różnicy pomiędzy kosztami pracowniczymi a kosztami reprezentacji. Jeśli zakup kawy ma charakter wyłącznie reprezentacyjny (np. kawa serwowana kontrahentom w ramach spotkań wizerunkowych), wtedy nie stanowi kosztu uzyskania przychodów.

Czy można odzyskać VAT za kawę?

Prawo do odliczenia VAT jest ściśle związane z wykonywaniem czynności opodatkowanych VAT. Jeśli przedsiębiorca dokonuje zakupu artykułów spożywczych, które są udostępniane pracownikom i służą ogólnemu funkcjonowaniu przedsiębiorstwa, przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Dzięki temu możliwe jest obniżenie kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących zakupy towarów. Odliczenia VAT naliczonego nie można jednak zastosować w przypadku kosztów reprezentacji – wtedy organy podatkowe mogą zakwestionować rozliczenie.

Warto powoływać się na interpretacje indywidualne, które jasno wskazują, że wydatki na kawę i herbatę dla pracowników są związane z celami prowadzonej działalności gospodarczej i pozostają w bezpośrednim związku z wykonywaniem czynności opodatkowanych.

Jak zaksięgować zakup ekspresu do kawy?

Ekspres do kawy w biurze można potraktować jako środek trwały lub wydatek bieżący – zależnie od wartości. Jeżeli cena nie przekracza 10 000 zł netto, koszt można ująć jednorazowo. Powyżej tej kwoty konieczna będzie amortyzacja.

Na podstawie obowiązujących przepisów na gruncie VAT ekspres do kawy podlega opodatkowaniu podatkiem VAT i jednocześnie daje możliwość odliczenia, jeśli jest wykorzystywany do wykonywania czynności opodatkowanych wykonywanych w ramach prowadzonej działalności opodatkowanej.

Jak zaksięgować zakup kawy dla pracowników?

Zakup kawy, herbaty czy wody butelkowanej dla pracowników powinien być dokumentowany fakturą VAT. W księdze przychodów        i rozchodów ujmuje się je w pozycji „pozostałe wydatki”. Są to bowiem koszty poniesione w celu prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa. 

W przypadku zakupu artykułów spożywczych na wewnętrzne szkolenia czy spotkania integracyjne odbywające się w siedzibie firmy również istnieje możliwość odliczenia VAT. Organy podatkowe w licznych interpretacjach indywidualnych potwierdzały, że wydatki te mają związek z prowadzoną działalnością opodatkowaną i stanowią koszty podatkowe.

Warto podkreślić, że odliczenia podatku naliczonego można dokonać jedynie na podstawie prawidłowo wystawionych faktur dokumentujących zakupy towarów. Przedsiębiorca powinien zadbać, aby na fakturze znajdowały się dane firmy, a zakup był jednoznacznie związany z wykonywaniem czynności opodatkowanych VAT. Dzięki temu nie tylko możliwe jest obniżenie kwoty podatku należnego, ale także wykazanie przed organami podatkowymi, że wydatki nie mają charakteru prywatnego, lecz służą celom prowadzonej działalności gospodarczej, prawidłowemu funkcjonowaniu przedsiębiorstwa i konieczności zapewnienia artykułów spożywczych pracownikom.

Dlaczego uwzględniona kawa w kosztach firmy ma duże
znaczenie?

Choć zakup kawy i herbaty to drobne wydatki, ich odpowiednie zaksięgowanie daje realne korzyści.

1. Cel prowadzonej działalności gospodarczej – zapewnienie pracownikom komfortowych
warunków pracy sprzyja wzrostowi wydajności pracy.
2. Zabezpieczenie źródła przychodów – pracownicy zobowiązani świadczyć pracę niezależnie
od warunków mają dostęp do napojów, co poprawia efektywność.
3. Obniżenie kwoty podatku należnego – odliczenia VAT naliczonego od faktur
dokumentujących zakupy kawy i herbaty pozwalają zmniejszyć zobowiązania podatkowe.
4. Ogólne funkcjonowanie przedsiębiorstwa – obowiązek zapewnienia artykułów spożywczych
na rzecz pracowników służy prawidłowemu funkcjonowaniu biura.